Ośrodek Informatyki - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu

 Witam wszystkich użytkowników komputerów. Niniejszym artykułem zaczniemy serię artykułów na temat pracy w aplikacjach biurowych. Przy odrobinie szczęścia mam nadzieję, regularnie wspomagać Was kolejnymi samouczkami również z pozostałych modułów pakietu MS Office. Problemy które będę tutaj poruszał będą próbą odpowiedzi na Wasze problemy, które najczęściej zgłaszacie do Ośrodka Informatyki. Będę starał się tutaj poruszyć tematy, które mogłyby pozwolić Wam bardziej zaprzyjaźnić się z obsługą systemów operacyjnych Windows a z czasem może również i Linuks.

 Tutorial ten dedykuję głównie użytkownikom, którzy czują się najmniej pewnie w aplikacjach biurowych. Będę starał się pisać w sposób możliwie zrozumiały. Jeśli pojawią się hasła, które mogłyby być niezrozumiałe dla Was będę starał się je opisać na samym końcu artykułu, tak aby nie gubić głównego wątku. Jeżeli mimo wszystko coś wymagałoby dodatkowego wyjaśnienia albo poświęcenia większej uwagi prosiłbym o informację na skrzynkę pocztową. Jeśli to możliwe to proponuję czytając tekst bawić się równocześnie samą aplikacją. Dużo łatwiej zapamiętuje się coś co widzieliśmy na własne oczy i sami wykonaliśmy. Tak więc zapraszam do lektury.

Podczas tej lekcji zostanie omówiony interfejs programu MS Excel 2007. Program możesz uruchomić poprzez:

menu start  -> programy -> Microsoft Office -> Excel 

 Interfejs (czyli to całe graficzne środowisko, które łączy program z użytkownikiem) zmienił się znacznie jeśli porównamy go do wersji wcześniejszych. Wielu użytkowników w pierwszym momencie wprawił on w zakłopotanie i duża częsć z nas do dzisiaj jeszcze nie do końca zdołała się do niego przyzwyczaić. Dlatego poświęćmy sobie chwilę aby odnaleźć się w tym nowym środowisku.

Rysunek 1  Nowe środowisko graficzne MS Excel 2007 - zły sen użytkownika

 Nowym zamysłem Microsoftu było wprowadzenie wstążki, która miała przyspieszyć pracę z aplikacją i ułatwić dostęp do wielu funkcji a która wprowadziła tyle zamieszania. Poza tym na samej górze mamy tzw. pasek narzędzi „Szybki Dostęp” oraz tuż pod wstążką „Pasek Formuły”. Menu „Plik” z którym wszyscy się tak bardzo zaprzyjaźniliśmy podczas „zapisywania jako” i drukowania dokumentów został zastąpiony jednym batonem . Jest to tzw. „Przycisk pakietu Office”. Po kliknięciu myszką w ten przycisk zobaczymy, że mamy tam do wyboru możliwość tworzenia nowego dokumentu, otwierania już istniejących dokumentów, zapisywania plików już pod istniejącą nazwą pliku i zapisywania jako plik pod inną nazwą czy odmiennym typem pliku oraz drukowania. Jest tam jeszcze kilka opcji którymi na tą chwilę nie będziemy sobie zaprzątać myśli.

 Kiedy już tutaj jesteśmy skorzystam z okazji i powiem słówko na temat opcji „zapisz jako”. Wraz z nowym pakietem Office firma Microsoft wprowadziła nowy typ typ plików. Typ pliku jest swojego rodzaju wyróżnieniem obowiązującym w systemie operacyjnym określającym jego przeznaczenie lub aplikację przez którą został utworzony. Tak więc typ pliku tekstowego można rozpoznać po rozszerzeniu .txt a pliku utworzonego przez aplikację Adobe Writer będzie .pdf. Nowe pliki pakietu Office firmy Microsoft mają do standardowego rozszerzenie dodaną literkę „x” tak więc zamiast pliku nazwa.doc mamy plik nazwa.docx. W przypadku Excela zamiast pliku nazwa.xls będziemy mieli nazwa.xlsx. Zapisując dokument pamiętajmy, że domyślnie nowy Excel będzie chciał zapisać dokument w formacie xlsx chyba, że wybierzemy opcję zapisu dokumentu w formacie pliku csv lub Excel 97-2003. Na własne potrzeby można zawsze stosować pliki xlsx (więcej informacji dotyczących typów plików na końcu dokumentu).

 W drugiej kolejności zajmiemy się naszym paskiem narzędzi „Szybki Dostęp”. Przypomnę Wam, że znajduje się on na samej górze każdej aplikacji pochodzącej z pakietu oprogramowania Office firmy Microsoft i wygląda mniej więcej tak jak na rysunku poniżej.

Jest to jego wygląd domyślny. Patrząc od lewej strony widzimy ikonę dyskietki po kliknięciu w którą dokonujemy zapisu zmian wprowadzonych do dokumentu. Obok widzimy niebieską strzałkę służącą do cofnięcia zmian, które właśnie wprowadziliśmy a które nam nie odpowiadają tzw. Cofnij. Możemy również dokonać takiej operacji poprzez kombinację klawiszy Ctrl+z (tzn przytrzymując klawisz Ctrl wciskamy klawisz „z”). Tuż obok strzałki cofnij widać maleńki trójkącik po kliknięciu w który rozwinie się lista operacji, które do tej pory wykonaliśmy. Myszką można wybrać tę do której chcemy się cofnąć. Jest to pomocne wtedy gdy musielibyśmy cofnąć się np. o dziesięć kroków bo np. dziesięć razy do danej komórki w arkuszu wkleiliśmy dane, które tam znaleźć się nie powinny. Kolejna strzałka umożliwia operację powtórzenia danej czynności czyli np. gdy cofnęliśmy się o jeden raz za dużo tą strzałką możemy ten błąd skorygować. Skrót klawiszowy który wykona tę czynność to Ctrl+Y.

Jednak to nie wszystkie możliwości tego paska narzędzi. Większość z jego opcji domyślnie są ukryte ale możemy w prosty sposób dodać sobie kolejne narzędzia by były dostępne z tego paska. W tym celu wystarczy kliknąć w ten mały odwrócony czarny trójkącik znajdujący się z prawej strony paska . Wtedy naszym oczom powinna się ukazać lista różnych narzędzi, które z tego paska mogą być dostępne. Zaznaczając myszką poszczególne opcje będziemy dodawać do paska narzędzi kolejne ikony. Myślę że warto dodać sobie funkcję „Nowy” do tworzenia nowego dokumentu, „Otwórz” do otwierania dokumentów już wcześniej utworzonych, „Szybkie drukowanie” (jest to drukowanie bezpośrednio do drukarki, która 
została na komputerze zainstalowana jako domyślna, korzystając z tej funkcji nie pokaże się żadne okienko w którym moglibyśmy jeszcze edytować wydruk), „Podgląd wydruku” oraz sortowanie rosnąco i malejąco. Widać tutaj również opcję minimalizowania wstążki. Jak pamiętacie wstążka to ten dość szeroki pasek narzędzi tuż pod spodem paska szybkiego dostępu. Jeśli ktoś korzysta z laptopa albo ma monitor o dość małych gabarytach a przez to mało miejsca na pulpicie może w ten sposób tą wstążkę zminimalizować. Jeśli będziecie chcieli ją przywrócić wystarczy z tego samego menu dostosowania paska narzędzi „Szybki Dostęp”. Włączyć ją ponownie. Jeśli opcja minimalizowania jest włączona nie będzie ona widoczna dopóki nie wybierzemy z menu jednej z opcji „Narzędzia główne”, „Wstawianie”, „Układ strony”, „Widok” itd. Po zamknięciu wybranej opcji z menu wstążka ponownie zostanie zminimalizowana. Najłatwiej będzie jak sami się tym pobawicie i zobaczycie jak to działa. Poniżej przedstawione zostało jak wygląda interfejs z minimalizowaną wstążką a jak po wybraniu z menu opcji edycji Widoku.

Rysunek 5  Wstążka została zminimalizowana

Rysunek 6  Kliknęliśmy w menu opcję Widok i ukazała nam się wstążka z edycją widoku dokumentu

 Ostatnią rzeczą jaką moglibyśmy tutaj opisać jest sama wstążka. Jest jednak ona tak rozbudowana, że opis jej zająłby wiele stron a czytanie takiego artykułu mogłoby stać się nużące. Powiem tylko, że wstążka wygląda inaczej w zależności od tego jaką opcję w menu wybierzemy. Czy będzie to menu „Narzędzia główne” czy „Układ strony”. Dodatkowo wstążka podzielona jest na sekcje i tak np. wstążka „Narzędzia główne” podzielona jest na sekcje „Schowek”, „Czcionka”, „Akapit”, „Style” oraz „Edytowanie”. Funkcje poszczególnych sekcji w wstążce zostaną opisane na gorąco w kolejnych artykułach podczas naszych zabaw przy tworzeniu kolejnych dokumentów arkusza kalkulacyjnego.

Chcesz wiedzieć więcej ?

Pliki CSV 

Pamiętajmy, że wielu z nas posiada jeszcze stare komputery a na nich oprogramowanie, które już dawno temu uległo amortyzacji. Dlatego przy wysyłaniu swoim kolegom i koleżankom plików arkusza kalkulacyjnego wyślijmy im pliki z rozszerzeniem xls czyli w wersji nieco starszego programu Excel. W przeciwnym razie mogą mieć trudności z otwarciem tego pliku. W przypadku gdy chcemy tylko komuś przedstawić tylko jakiś raport a ta osoba nie potrzebuje albo nie powinna edytować tego dokumentu można zapisać nasz dokument w pliku programu Adobe Reader czyli z rozszerzeniem pdf. 

Wspomniałem tutaj przed chwilą o plikach csv. Jest to format plików tekstowych o wartościach rozdzielonych przecinkiem (CSV - ang. Comma Separated Values). Jeśli swój dokument Excela zapiszemy w formacie csv uzyskamy w zasadzie plik tekstowy który równie dobrze możemy otworzyć w zwykłym notatniku tyle tylko że nie zobaczymy w nim wtedy pięknych tabel nad którymi męczyliśmy się godzinami ponieważ wszystkie wartości które były umieszczone w poszczególnych komórkach będą oddzielone przecinkami. Poza tym plik csv nie potrafi zapamiętać oprawy graficznej naszego dokumentu. Będzie jedynie możliwe odtworzenie samej struktury dokumentu.

Najlepiej będzie widać to na przykładzie. Załóżmy, że została stworzona następująca tabela:

Po zapisaniu tego dokumentu w formacie csv program Excel poinformuje nas że utracimy dane dotyczące formatowania dokumentu. Jeśli zapiszemy mimo wszystko przy ponownym otwarciu dokumentu zobaczymy, ze nasza piękna tabelka wygląda w następujący sposób:  

Natomiast przy otwarciu naszego dokumentu csv w pliku tekstowym zobaczymy następującą zawartość:

Zaletą plików tego typu jest możliwość przenoszenia danych między różnymi aplikacjami i bazami danych. Część z Was mogła się spotkać z nimi np. podczas pobierania danych z wyciągów bankowych a inni być może przy przenoszeniu danych z programu Open Office Calc do MS Office Excel. Można zauważyć, że na powyższym slajdzie nie ma przecinków tylko średniki. Domyślnie specyfikacja dokumentu csv określa rozdzielanie wartości przecinkami. Microsoft w swoich aplikacjach jako filtr stosuje średniki. W wspomnianej aplikacji Open Office Calc będącej darmowym odpowiednikiem programu Excel istnieje możliwość wyboru takiego filtru, który równie dobrze może być przecinkiem, spacją, średnikiem, pionowa kreska (tzw pipe czyt. pajp ang. rura określenie podobno wymyślone przez wykształciuchów ) czy znakiem tabulatora. Arkusz kalkulacyjny Excel umożliwia zapis i odczyt danych z pliku prn, który w przeciwieństwie do pliku csv jako filtru do rozdzielania używa znaku spacji.